do Re mi fa sol la si do Re: Bagaimana Kriteria Manager yang Baik?

--------------------------------------------

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

Dosen : Farida Hermania

RETNO AYU PRATIWI – 4KA20 – 15110777

--------------------------------------------

Proyek adalah aktivitas yang mempunyai ciri-ciri seperti mempunyai objektif yang spesifik yang harus diselesaikan, terdefinisi jelas waktu awal dan akhir, mempunyai batas dana, menggunakan sumber daya, serta multifungsional yaitu anggota proyek bias berasal dari departemen yang berbeda. Manajemen proyek meliputi juga perencanaan dan pengawasan proyek. Perencanaan proyek meliputi definisi kebutuhan kerja, definisi jumlah dan kualitas kerja, dan definisi kebutuhan sumebr daya. Sedangkan pengawasan proyek terdiri dari penelusuran status proyek, membandingkan hasil actual dan hasil diprediksikan, dan membuat penyesuaian.

Dan tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian. Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:

Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.
Rancangan organisasi dan pekerjaan.
Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.
Sistem komunikasi dan pengendalian.
Sistem reward.

Terdapat 3 (tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu :

Karakter Pribadinya
Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin

Karakter Pribadinya

Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.
Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
Asertif
Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.

Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola

Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.
Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.
Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.
Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.
Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.

Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin

Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.
Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.
Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.
Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
Mampu membangun kedisiplinan secara struktural.
Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.
Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan sisi profesionalisme mereka.
Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.
Selalu terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.
Memahami secara menyeluruh para anggota tim yang dipimpinnya dan mengembangkan komunikasi efektif di dalamnya.

Berbeda dengan Shtub (1994), ia mempunyai tanggapan tersendiri untuk menggambarkan diagram kemampuan yang penting dimiliki untuk seorang manajer proyek. Dan menurutnya kriteria Manager Proyek yang baik adalah sebagai berikut ini :

Problem Solving , kemampuan manajer dalam menyelesaikan suatu masalah dengan efektif dan efisien.
Budgeting and Cost Skills , kemampuan dalam hal membuat sebuah anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
Scheduling and Time Management Skills , kemampuan untuk menjadwalkan proyek.
Technical Skills , kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek.
Leadership Skills , kemampuan ini penting dimiliki karena apa yang yang dilakukan oleh seorang manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
Resource Management and Human Relationship Skills , kemampuan ini adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Karena manajer proyek harus memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat didalam proyek. Seorang manajer proyek juga harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya menjadi pendengar yang baik.
Communication Skills , seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi dengan baik, karena jika tidak ada komunikasi yang efektif maka perencanaan sebuah proyek tidak akan berjalan dengan lancar.
Negotiating Skills , untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan ini sangat penting. Tapi, manajer proyek harus emmahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajemen proyek dapat melakukan negosiasi dengan pemikiran yang tenang untuk memperoleh apa yang diinginkan.
Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills ; kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh seorang marketing, tetapi seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya. Selain itu, kedekatan dengan para konsumen juga sangat diperluka, manajer proyek harus responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Selain kriteria-kriteria diatas, terdapat kriteria lain yang harus dimilik oleh seorang manajer proyek, diantaranya adalah:

Pemikir system , kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bias dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial.
Integritas pribadi , membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.
Proaktif , seorang manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif) akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek.
Toleransi yang tinggi terhadap stress, mengingat sebuah proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggung jawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.
Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan kriteria pentik manajer proyek yang efektif.
Optimis, Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek kea rah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.